尽管会议持续了几个小时，但组织仍然发现很难完成任务，这应该令人惊讶吗?或者做出对未来可持续发展有重大贡献的最佳决策?
答案可能存在于企业内部协作交互(或者称为会议)的非最佳设计和执行上。换句话说，会议是无效的，因此没有影响。
组织内部真诚的增值合作需要预先思考、指导和纪律，以确保企业不浪费时间这一稀缺资源。
经验证明，大多数有组织才能的人发现自己可能花了太多时间在许多毫无意义的会议上，这些会议夺去了他们的精力和创造力，此外还有他们可能不需要也从不使用的过多信息。
人力资源时间(与生产设备没有什么不同)是一种有限的资本资产，组织有义务保护和优化组织，以实现其使命。
良好的会议(良好的时间管理)除了能激发人力资源之外，还能带来最佳的组织决策。另一方面，效率低下的会议往往会给组织带来混乱和破坏，而且肯定会让人失去动力。
在任何会议和会议频率提出之前，需要回答一些关键问题:首先是否应该举行会议，或者是否可以在与有关利益攸关方协商的支持下由个人作出决定;如果要召开会议，会议的目的是什么，会议的主要成果是什么，会议将持续多久;谁将出席会议，他们的角色是什么;在会议过程中，什么样的议程将使被邀请的人才能够实现所需的结果，应该如何促进会议，会议需要什么提示、数据、信息或活动?
会议应该从机会成本的角度来看待。换句话说，当一个或多个团队经常参加无效的会议时，组织会失去什么?经济学家将机会成本描述为由于没有选择另一种行动方案而放弃的利益。因此，无效和管理不善的会议是组织的主要资源消耗。更糟糕的是，一个企业也可能失去竞争优势，因为它的关键团队持续参加几个小时的会议，而这些会议没有明确的组织可持续性结果。
为了改善其结果，会议通常可以分为三类:决策会议的类别可能包括日常的业务决策，以及关于企业未来的复杂或不确定的决策。
这类会议需要明确必须作出哪些决定以及需要由谁作出这些决定。最后的决定应该是这类会议的结果;在被授权的人才的推动下，创造性和/或协调会议的类别应该产生可能的解决方案，并为决策会议做准备，而日常协调工作会议可以产生下一步需要启动的步骤;以提高认识为目的的信息或消化分享形成了第三类会议。
许多组织减少了这一类别的持续时间和频率，而倾向于使用其他形式的通信来保持团队的信息。
正如安东尼·杰伊(Anthony Jay)在他1976年的一篇开创性文章中所写的那样，“许多会议浪费了每个人的大量时间，而且似乎是出于历史原因而不是实际原因召开的”。然而，运行良好的会议很重要，因为会议确实定义了团队、小组或单元。此外，会议是小组修改、更新和添加其所知道的小组的地方。因此，会议是地位的竞技场。除了既定的目标之外，会议还为出席者创造了对其所做决定的承诺。当几个人通过一次会议把他们的经验、知识、判断、权威和想象力结合起来处理问题时，许多计划和决定都会得到改进，有时甚至会发生变化。
有效的会议能产生有用的组织成果。有效的会议也有很高的参与度、互动性、良好的能量水平、建设性的合作和增值对话的见证。更重要的是，有效的会议能围绕主题，优化人们的时间和精力。
由于会议确实会占用一天的时间，使白天的工作很难完成，那么如何才能真正让会议更有效，并重新控制自己的日程呢?也许现在是时候让每个企业开一次会，讨论所有的会议、会议的频率、目的、会议带来的价值等等，目的是提炼出哪些会议对组织的增长和可持续性有价值，哪些没有。这个提议的方法是值得投入时间的。大量的数据表明，我们在频繁、冗长和计划不周的会议上浪费了多少企业时间，从而损害了未来。
Paul Wanyagah博士是一位领导力专家，曾任媒体高管。[电子邮件保护]]
